Arkivets historie

Kolding Stadsarkiv er en sammensmeltning af tre forskellige samlinger: Byhistorisk Arkiv, Kolding Kommunebiblioteks lokalhistoriske studiesamling samt Kolding Kommunes arkiv. Det har betydet en blanding af forskellige faglige traditioner og erfaringer samt resulteret i både muligheder og udfordringer gennem tiden. Det professionelle historikerfags arkivtradition har gået hånd i hånd med en systematik fra biblioteksvæsenet samt lokalhistorisk frivillighed og engagement. 

Arkivet har gennem årene virket i spændet mellem en kommunal institution, som er underlagt en national lovgivning overfor en bred folkelig interesse omkring den lokale kulturhistorie. To gange har arkivet kunnet fejre 25 års jubilæum. Første gang i 1990 som byhistorisk arkiv og en gang til i 2012 som stadsarkiv. Og i 2015 kunne arkivet så fejre 50 års jubilæum som lokalarkiv. 

Den kommunale arkivdannelse begyndte i starten af det 19. århundrede i forbindelse med købstads- og landkommunal-anordningen fra 1837 og 1841. De nye landkommuner (eller sogne) blev forpligtige på at tage vare på deres protokoller og dokumenter. Med land- og købstadskommunallovene i 1867/1868 kom ligeledes bestemmelser om, at kommunal-bestyrelserne skulle drage omsorg for, at arkivalierne blev opbevaret på betryggende vis. Det blev dog aldrig præciseret, hvad dette helt konkret indebar. Først med Rigsarkivets kassationsbekendtgørelse fra 1981 og Arkivloven af 1992 blev den kommunale arkivdannelse samt kassation og bevaring fastlagt nærmere.

Oprindeligt blev købstaden Koldings arkiv opbevaret på byens rådhus. I 1877 bestod det af ca. 400 protokoller og ca. 800 pakker med forskellige dokumenter. Hertil kom 70 pergamentbreve med vedhængende segl. Pergamenterne er blevet afleveret til Rigsarkivet og arkivalierne indtil 1869 blev overdraget til Landsarkivet i Viborg i 1934. 

Udviklingen op til Kommunalreformen i 1970 medførte imidlertid en voldsom stigning af lokalarkiver landet over. Mange borgere i de tidligere sognekommuner var bekymrede for, at deres lokalhistorie gik tabt med dannelsen af de nye storkommuner. 

Denne udvikling afspejlede sig også i Kolding. Omkring 1965 lykkedes det ingeniør Peder Fischer-Nielsen i samarbejde med det nystiftede Arkæologisk og Byhistorisk Samfund for Kolding og Omegn (i dag: Lokalhistorisk Forening Kolding) at få etableret et byhistorisk arkiv for Kolding. Det indsamlede materiale blev i begyndelsen opbevaret hjemme hos Fischer-Nielsen på Jens Skyttesvej, indtil man i 1966 fik stillet et lille lokale til rådighed oppe under taget på Rådhuset.

Fischer-Nielsen var bl.a. blevet inspireret af sine erfaringer fra Odder og det byhistoriske arkiv i Faaborg, som var landets første lokalarkiv, der blev oprettet allerede i 1937. Da Kolding byhistoriske arkiv blev oprettet var der kun 30 byhistoriske arkiver på landsplan. I dag er der over 500 lokalhistoriske arkiver i Danmark.

Et ønske fra biblioteket om at knytte bibliotekets lokalsamling sammen med det byhistoriske arkiv samt voksende pladsproblemer for lokalarkivet førte til, at det byhistoriske arkiv i 1968 flyttede til kommunebiblioteket i Jernbanegade 25.

Byarkivet blev omdøbt til Lokalhistorisk Samling og bibliotekar Inge Ladegaard blev ansat som afdelingsleder fra 1. november 1968. En stilling hun sad i frem til hendes afgang i slutningen af 1982. 

I mellemtiden var Birgitte Dedenroth-Schou, der var uddannet historiker og tidligere havde været ansat på Rigsarkivet og Landsarkivet for Fyn, flyttet til byen i 1976 sammen med sin mand Poul Dedenroth-Schou. Poul Dedenroth-Schou var blevet leder af Museet på Koldinghus. Birgitte var fra begyndelsen aktiv på den lokalhistoriske front. I forbindelse med en kampagne i Vejle Amt for indsamling af foreningsarkiver i 1981-1983, blev Birgitte fra 1. januar 1982 tilknyttet arkivet med nogle timer.

Året senere i januar 1983 overtog Birgitte Dedenroth-Schou formelt ledelsen af ”Lokalhistorisk Arkiv”, som der nu stod på skiltet på voksenudlånets etage på biblioteket. Der var tale om en 20 timers stilling, der blev suppleret med hjælp fra bl.a. tre erfarne frivillige: Eli Fischer-Nielsen (enken efter Peder Fischer-Nielsen), Ingrid Bruun og Alfred Graversen. Fra 1. januar 1984 blev bibliotekar Søren Flø Sørensen ansat i en 20 timers stilling. Arkivet var på dette tidspunkt vokset til 250 hyldemeter papirarkivalier og ca. 15.000 billeder.

Den 13. oktober 1986 vedtog Kolding Byråd at etablere et stadsarkiv under ledelse af en stadsarkivar. Forinden etableringen havde der imidlertid været et langt forarbejde, der tog sin begyndelse tilbage i 1983, hvor den daværende leder af det Lokalhistoriske Arkiv, Birgitte Dedenroth-Schou var blevet bedt om at iværksætte en tilbundsgående undersøgelse omkring journalisering, arkivering og kassationer i Kolding Kommunes forvaltninger. Undersøgelsen blev dokumenteret i en rapport, som lå færdig i slutningen af 1983. Undersøgelsen satte for alvor den kommunale arkivering og kassation på dagsorden.

Resultatet blev, at Kolding Kommune, som den første kommune uden for hovedstadsområdet, oprettede et stadsarkiv med ansvar for kommunes arkivalier. I disse år kom der også fra statslig side øget fokus på lokaladministrationens arkivdannelse og varetagelse af de arkivmæssige hensyn. Det var en naturlig følge af, at 80 procent af det offentliges opgaver i forbindelse med kommunalreformen i 1970 var overgået til amter og kommunerne. Efterfølgende blev der i 1992 vedtaget en ny arkivlov, der i §7 gav kommunerne mulighed for selv at oprette og drive egne arkiver. Deraf navnet §7-arkiv, som stadsarkiverne også kaldes i arkivsammenhænge.

Omkring disse år blev flere nye stadsarkiver etableret, heriblandt Esbjerg (1991), Odense (1991), Vejle (1995) og Aalborg (1996). I dag er der ca. 50 stadsarkiver i Danmark. Loven i 1992 var landets første arkivlov siden 1889, der fastlagde præcise krav til offentlige myndigheders arkivering. Det blev samtidigt fastlagt, hvilke kommunale arkivalier der havde interesse og dermed skulle bevares for eftertiden. Disse bevarings- og kassationsbestemmelser er siden løbende blevet revideret. 

Landets stadsarkiver eller §7-arkiver udgør sammen med Rigsarkivet det offentlige arkivvæsen, der skal sikre forsvarlig kassation, bevaring og tilgængeliggørelse af arkivalierne samt bistå de kommunale myndigheder i arkivmæssige spørgsmål.

Sammenlægningen af Lokalhistorisk Arkiv  og Kolding Kommunes arkiv var en realitet fra den 1. januar 1987. Arkivets første vedtægter og retningslinjer for arkivets kommende arbejde blev dog først vedtaget på et byrådsmøde den 9. marts 1987.

Kolding Stadsarkiv overtog hermed det arkivmæssige ansvar for de arkivalier i Kolding Kommune, der ikke længere var i administrativ brug. Ligesom arkivet fik til opgave at stille arkivalierne til rådighed for forvaltningen og interesserede borgere. Birgitte Dedenroth-Schou blev udnævnt til stadsarkivar og stillingen blev opnormeret til en fuldtidsstilling og der blev tilføjet yderlige et årsværk, så arkivet alt i alt omfattede 2,5 årsværk.  

I 2012 gik Birgitte Dedenroth-Schou på pension efter mere end 30 års arbejde for arkivet. Hun blev afløst af Lene Wul, som er uddannet historiker og kom med en baggrund som forsker og arkivar ved Statens Arkiver, projektarbejder ved Billund Museum og forskningssekretær ved Designskolen Kolding.

Stadsarkivet havde i slutningen af 1980'erne fortsat til huse på hovedbiblioteket i Jernbanegade. Samtidig blev der etableret midlertidige magasiner i ledige lokaler i Klostergården. Arkivets virke som kommunalt arkiv gjorde dog, at pladsen på biblioteket blev for trang. Arkivets arkivalier fyldte efterhånden mere end 500 hyldemeter.

I sommeren 1992 flyttede Kolding Stadsarkiv derfor til Staldgården til større lokaler og bedre faciliteter. 300 flyttekasser blev pakket og arkivets administration og læsesal rykkede ind i de lokaler, som Civilforsvarets region III havde brugt en kort overgang. Hermed var arkivet etableret i historiske bygninger og tæt på Museet på Koldinghus.

I 2002 pustede Fonden Realdania nyt liv i det gamle skolekompleks, Sct. Nicolai, der ellers tidligere havde været tæt på at blive nedrevet. I stedet blev flere bygninger fredet og der blev foretaget en total restaurering såvel udvendig som indvending. Dorte Mandrup arkitekter stod for opgaven og Nicolai-komplekset stod officielt klart i 2007.

I forbindelse med renoveringen af komplekset opstod muligheden for, at Kolding Stadsarkiv kunne blive en del af dette kulturcenter. Arkivet fik hermed mulighed for at rykke fra et historisk sted til et andet. Denne gang til den gamle borgerskole, som var blevet opført i 1856 - netop i tidsrummet mellem landkommunalloven af 1841 og købstads-kommunalloven af 1868. En ganske passende historisk ramme for et kommunalt arkiv.

Stadsarkivet rykkede ind i de nye lokaler året før det samlede kompleks officielt blev åbnet og kunne derfor fejre indvielse den 17. juni 2006. På det tidspunkt var Nicolai Biograf og Café også flyttet ind i bygningen overfor Stadsarkivet i den gamle Forskole fra 1908. Og i de følgende år rykkede de øvrige naboer ind: Nicolai for Børn, Nicolai Kunst og Design samt House of Design (i dag: Bygning 5). I dag rummer og tilbyder Nicolai-husene et spændende og anderledes mix af både nyt og gammel - tradition og fornyelse.

I den gamle borgerskole har Kolding Stadsarkiv i dag samlet sin administration, de borgerrettede lokaler og en nærsamling. Herudover har Stadsarkivet et magasin på Nytorv 11 ved By- og Udviklingsforvaltningen og et fjernmagasin i fællesmagasinerne hos Center for bevaring af Kulturarv lidt uden for Vejle.

En af de første store opgaver i de nye lokaler i Nicolai var overdragelsen af de kommunale arkivalier fra de tidligere kommuner; Christiansfeld, Vamdrup og Lunderskov, der nu blev samlet og registreret i Kolding Stadsarkiv som følge af strukturreformen i 2007.

Udover at bevare Kolding Købstads arkivalier tilbage til 1869, så har Stadsarkivet derfor også de gamle sogneprotokoller og arkivalier fra de tidligere kommuner tilbage til 1842. I dag er alle forvaltningernes papirarkivalier afleveret fra både de tidligere kommuner og den nuværende Kolding Kommune. 

I 1990 var et af de dengang helt relevante emner, som blev diskuteret mellem forvaltning og stadsarkivaren, den anvendte papirkvalitet i kommunen. I dag er det andre udfordringer, som har meldt sig. Papir er blevet en saga blot – i hvert fald i kommunal dokumentationssammenhæng, hvor alt er blevet digitalt. Det vil sige, det er ikke længere hyldemeter af papirarkivalier, der skal tages stilling til, men derimod data og bits – og dermed også læsbarhed af digitale data i fremtiden. Det stiller nye og anderledes krav til forvaltningerne og deres medarbejdere i forhold til systematisk og konsekvent dokumentation af både selve sagsbehandlingen og deres brug. Ligesom det stiller særlige krav til metadata – dvs. data om data.

Det har også givet Stadsarkivet nye udfordringer og ansvarsområder, idet bevaring i forhold til digitale arkivalier først og fremmest handler om afleveringsformater samt sikring af læsbarhed, genfinding og forståelse af data i fremtiden. Det kræver omfattende ressourcer til løbende konverteringer til fremtidssikrede formater samt løbende kvalitetstjek, at data ikke ”forsvinder” eller forgår fysisk.

Samtidig er datakvaliteten på skabelses-tidspunktet afgørende for både genfinding og brug af data. Derfor er arkivets opgaver også vokset med det voksende antal ESDH-systemer (Elektronisk Sags og Dokument Håndtering), der anvendes i Kolding Kommune, hvor arkivet selv er systemejer på et af de største journaliseringssystemer: Acadre. Det har betyder, at ESDH-ansvaret i Kolding kommune er blevet forankret hos Stadsarkivet, som vejleder og rådgiver omkring god journaliseringspraksis samt står for koordinationen af kommunens ESDH-netværk. 

Arkivets digitale udfordringer er dog ikke blot i forhold til de data, som er født digitale, men også til en række af arkivets analoge materialer, som fx gamle film og lydoptagelser. Flere af disse står i dag over for en fare for at nedbrydes, hvis de ikke sikres en digital konvertering. Ligeså digitaliseres på landsplan store mængder papirarkivalier i disse år ud fra både bevarings- og formidlingshensyn. En digital kopi gør det således muligt at skåne gamle og skrøbelige dokumenter samtidig med, at det åbner for nye formidlingsmuligheder.

Udvidelsen af Kolding Kommunes geografiske område har også betydet, at Stadsarkivet i dag dækker over et stor område, som kræver megen lokal viden. Derfor spiller de otte lokalarkiver i kommunen også en central rolle, som lokalhistoriske videnscentre, der kan trækkes på. Samarbejdet mellem Kolding Stadsarkiv og lokalarkiverne foregår bl.a. i Arkivsamvirket for Kolding Kommune, som er ramme for gensidig gavn og inspiration.

Hjertet i arkivet har igennem årene været læsesalen, som traditionelt set har været måden arkiverne tidligere har stillet deres arkivalier til rådighed. I dag er læsesalen erstattet af et 'historisk værksted', hvor borgere og brugere kan deltage aktivt og fordybe sig i lokalhistorien. Arkivets medarbejdere er i voksende grad blevet facilitorer, der hjælper brugere med at finde 'nøglerne' til arkivet, så brugerne i langt højere grad selv kan udforske de mange muligheder, som arkivet stiller til rådighed. Heriblandt de mange digitale tilbud. Stadsarkivets formidling foregår derfor også i høj grad via de digitale platforme som arkivets hjemmeside, KoldingWiki, Historisk Atlas og de sociale medier. 

Siden 2015 har Stadsarkivet også arbejdet målrettet på at kunne tilbyde undervisningsforløb til kommunens skoler og uddannelsesinstitutioner, og arkivets skoletjeneste har vokset sig til en af de største i kommunen. Fra 1. januar 2021 blev ansvaret for de kulturhistoriske læringstilbud i kommunen forankret ved Kolding Stadsarkiv og Skoletjenesten Kolding så dagens lys og varetager i dag undervisningstilbud til skolerne for både Kolding Stadsarkiv, Museum Kolding og Kongernes Samling - Koldinghus.

I dag er der 16 fastansatte medarbejdere på arkivet - svarende til godt 10 årsværk. Derudover er der tilknyttet ca. 40 frivillige til arkivet samt ca. fem skiftende praktikanter, som er tilknyttet arkivets virksomhedsaftale med Jobcenter Kolding, og indgår som en del af arkivets sociale bæredygtighedsprofil.  

Gennem de seneste 10 år har Kolding Stadsarkiv arbejdet på en langsigtet  moderniseringsproces og står i dag som en af landets stærkeste arkivbrands.