SmartArkivering
Hvad er SmartArkivering?
SmartArkivering er Kolding Stadsarkivs nye digitale afleveringsportal. SmartArkivering gør det nemmere end nogensinde at aflevere filer til Kolding Stadsarkiv. Med SmartArkivering kan du hurtigt og sikkert indsende alle slags filer – hvad enten det er dokumenter, billeder, lydfiler eller videoer.
Du kan nemt aflevere filer fra både din computer, mobiltelefon eller tablet. Det betyder, at du kan indsende dine filer, uanset hvor du befinder dig, og hvilken enhed du bruger. Vores mål er at gøre processen så enkel og bekvem som muligt for dig.
Hvis du vil aflevere større computersystemer, databaser eller lignende, bedes du kontakte arkivet på arkiv@kolding.dk
Du er velkommen til at aflevere materiale til os, uanset om du er privatperson, repræsentant for en virksomhed, forening eller institution. Vi er altid interesserede i at modtage materiale fra og om Kolding Kommune, da det hjælper os med at bevare og formidle vores fælles historie.
Vi modtager alle typer filer, men hvis dit materiale består af scanninger af fysiske dokumenter eller billeder, foretrækker vi altid at modtage de originale arkivalier. De fysiske materialer har en unik værdi og kan blive bevaret på den bedst mulige måde i vores arkiv.
Tak fordi du bidrager til at bevare vores fælles kulturarv!
Når du afleverer i SmartArkivering, så er der hjælpende tekster, der giver forslag til, hvad du kan skrive. Der er fire felter i alt, som vi beder dig om at udfylde.
I Indholdsbeskrivelse skal du fortælle om, hvad du afleverer. Hvis du afleverer 30 referater fra bestyrelsesmøder i Kolding Musikforeningen, kan du nøjes med at skrive det. Hvis du afleverer 30 billeder, der er taget forskellige steder, forskellige år og af forskellige fotografer, er det en stor hjælp, hvis du skriver beskrivelser til alle billederne. Som arkiv, er vi meget interesseret i at vide hvor, hvornår og hvorfra tingene kommer. Hvis du kender den person, som har taget billedet eller optaget filmen eller lyden, så vil vi meget gerne vide dette (fx. om billederne er taget af pressefotograf Jens Jensen).
I Datering beder vi dig om at fortælle, hvornår tingene er fra. Det kan både være præcis dato, men også bare et estimat som fx. 1960'erne. Hvis der er tale om mange forskellige ting i afleveringen, der stammer fra mange forskellige datoer, kan det være fint at skrive de mere specifikke dateringer i indholdsbeskrivelsen og en generel datering i dateringsfeltet.
I feltet Sted skal du tage stilling til, hvilket geografisk område materialet stammer fra. Hvis du afleverer billeder fra en særlig gade eller specifik adresse, kan du skrive den her. Hvis du afleverer materiale fra en gård, virksomhed eller lignende, så kan du skrive det der. Det er også muligt at skrive bredere geografiske beskrivelser som "Kolding" eller "Lunderskov".
Til sidst bliver du bedt om at udfylde feltet Skaber. I arkivverden bliver begrebet arkivskaber brugt meget specifikt. En arkivskaber er den myndighed, institution, virksomhed, forening eller person der har skabt materialet. Hvis du har taget 20 billeder af en festival som privatperson og afleverer dem, så er du arkivskaber på den samling af billeder. Hvis du afleverer en masse materiale fra Børnehaven Mariehønen, så er det børnehaven, der er skaber.
Når du afleverer, så er det nemmest både for dig selv og os, hvis du kun afleverer fra en skaber per aflevering.
Kvalitet: Vi vil altid helst have billeder, lyd og film i den bedste kvalitet. Det vil sige, at fx. pixel på billeder er så høj som mulig (nogle af de billeder, som vi bruger på nettet, kan godt være i en ret dårlig kvalitet, selv om de ser gode ud på skærm). Spørg os endelig, hvis du ikke helt forstår eller ved, hvordan du skal vurdere billedets kvalitet eller de enkelte filer er så store, at de overskrider grænsen for, hvad der kan afleveres her på siden, så tag kontakt med os.
Når du afleverer mange filer, kan det være svært at bevare overblikket, når filerne skal beskrives i blanketten. For at gøre denne proces lettere har vi udarbejdet en skabelon i Excel, som du kan udfylde i stedet for den almindelige beskrivelse.
Skabelonen giver dig mulighed for at uddybe indholdet af din aflevering og sikre, at alle nødvendige oplysninger er inkluderet. Dette hjælper os med at behandle og arkivere dine filer hurtigere og mere præcist.
De fleste kommunale afleveringer håndteres via administrative systemer, der bruges i de forskellige forvaltninger, men der findes også institutioner mm., hvor dokumentation findes i papir eller på et drev på en PC. Med Smartarkivering gør vi det nemmere for jer at aflevere jeres digitale dokumentation.
Der findes forskellige typer af institutioner; kommunale, selvejende og private. Bestemmelserne for bevaring gælder for kommunale institutioner og selvejende institutioner og lignende, som kommunen har oprettet driftsoverenskomst med, med mindre andet er indskrevet i driftsoverenskomsten.
Bestemmelsen omkring bevaring er udstedt af Rigsarkivet. Det man skal bevare er diverse mødereferater i forbindelse med institutionens virksomhed. Det gælder referater fra personalemøder, diverse udvalg.
Institutionens årsberetninger, rapporter om institutionens arbejde, planer for udvikling mm. Tillige bevares de publikationer institutionen udgiver samt cirkulærer, reglementer, regulativer, retningslinjer, ordensregler m.m. som institutionen selv udarbejder.
Hvis I som institution producerer oplysnings- og vejledningsmateriale skal det også bevares. Det kan handle om målsætninger, visioner og ideer og nye tiltag. Bestemmelsen omfatter bevaring af fortegnelser over institutionens brugere eksempelvis elevkartoteker på skolerne, fortegnelser over beboerne på plejehjemmene, børnene i børnehaver m.m. Dette gælder såvel i form af kortkartoteker, protokoller eller ringbind
På børneinstitutionsområdet kan nævnes personalets meddelelsesbøger idet sådanne bøger i nogle tilfælde kan give mange nyttige informationer om, hvordan personalet har tacklet vanskelige situationer, og hvordan samarbejdet mellem institutionen og forældre.
Hvorfor skal du registrere dine kontaktoplysninger?
- Vi har brug for dine oplysninger, så vi ved hvem der har afleveret de digitale filer. Oplysningerne er kun til intern brug og ansatte på Kolding Stadsarkiv har tavshedspligt
- Du giver dit samtykke til at vi må få dine oplysninger, når du udfylder formularen på Smartarkivering.
- De registrerede oplysninger vil kun blive anvendt i forbindelse med afleveringen. Oplysninger er kun til intern brug og bliver ikke offentliggjort.
Hvad sker der med materialet, når jeg har afleveret det til Kolding Stadsarkiv?
- Du giver Kolding Stadsarkiv ret til frit at disponere over materialet, herunder foretage kassation.
- Du giver Kolding Stadsarkiv ret til opbevaring af materialet samt ret til at overføre materialet til nye opbevaringsmedier for at opnå den bedst mulige beskyttelse og bevaring
Du giver også Kolding Stadsarkiv ret til:
- At bruge materialet, eller uddrag heraf, i forbindelse med registrering, herunder på internetbaserede databaser og i forbindelse med Kolding Stadsarkivs formidlingsaktiviteter (internet, publikationer, foredrag, udstillinger, sociale medier)
- At videregive materiale, eller uddrag heraf, til 3. mand. Ved brug af materialet skal det altid fremgå, hvem der er ophavsperson, hvis denne er kendt, uanset om det er Kolding Stadsarkiv eller 3. mand, der anvender materialet.
Materialet klausuleres i øvrigt efter de regler, der gælder for offentlige arkiver som fastsat i Arkivloven. Materialet kan ikke efter indlevering udtages eller tilbageleveres.
Arkivenheder, som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, er tilgængelige, når de er 75 år gamle
Arkivenheder, der er skabt eller tilvejebragt af den offentlige forvaltning, og som er afleveret til offentligt arkiv, er tilgængelige, når arkivenhederne er 20 år gamle
Om Smartarkivering
Kolding Stadsarkiv har i samarbejde med Aarhus Stadsarkiv og Aalborg Stadsarkiv udviklet en måde at aflevere sikkert og nemt via Smartarkivering.
Her logger du ind med dit MitID. Det betyder, at vi sikrer, hvem der afleverer og du er indforstået med betingelserne. Til gengæld behøver du ikke komme fysisk hen på arkivet, men kan aflevere digitalt uanset, hvor du befinder dig. Det er smart, synes vi.
Der er tale om et pilotprojekt, der er støttet af Organisationen Danske Arkiver. Derfor kan du endnu opleve nogle uhensigtsmæssigheder. Blandt andet ligger løsningen pt. under Aarhus Kommune. Derfor kan du måske tro, at det er Aarhus Kommune du afleverer til, fordi du logger in på Aarhus Kommunes NemLog-in. Alle data der afleveres fra siden her bliver afleveret til Kolding kommune / Kolding Stadsarkiv.
