Adgang til egen sag - indsigtsret
Indsigtsret
Der kan i princippet findes oplysninger om dit liv mange forskellige steder i Stadsarkivets samlinger. Men der findes ingen enkelt sag, hvor alt materiale om dig er blevet samlet.
Arkivloven giver dig mulighed for at få adgang til din egen sag, hvis den findes på arkivet. Der er dog sjældent tale om én sag, men snarere flere sager, som kan ligge flere forskellige steder alt efter, hvilke dele af den kommunale administration, som du har været i berøring med. Derfor er det også vigtigt, at du uddyber, hvor du mener, at der kan være en sag på dig.
Når du beder om indsigt skal du fortælle os følgende:
Beskriv hvilke oplysninger du ønsker indsigt i, så grundigt du kan. Oplys hvilken skole/institution/forvaltning/myndighed, der behandlede sagen, samt omtrent hvornår sagen fandt sted.
Drejer det sig om en anbringelsessag, bedes du oplyse navn og fødselsdatoer på dine forældre. Har du et eller flere sags- eller journalnumre vil disse også gøre det nemmere at fremsøge de oplysninger, du ønsker indsigt i. Har du et brev liggende fra den tid sagen kørte, så kig efter journalnumre. De kan bruges i den videre søgning efter sagen.
Selvom CPR-nummeret i dag er det første vi nævner, når vi henvender os til en myndighed, kan det desværre ikke bruges til så meget i en arkivsøgning i papirsager. Her skal vi kende den institution eller myndighed, der har behandlet sagen.
Det kan måske være svært at huske, men hvis du selv har enkelte dokumenter fra den tid, som du søger information om, kan disse være vigtige spor.
Sagsbehandlingstiden
Når du har bedt om indsigt, vil du modtage en kvittering i Digital Post. Herefter begynder vi at undersøge, om det materiale du efterspørger, er en del af Kolding Stadsarkivs samlinger. Stadsarkivet svarer på din forespørgsel inden for 15 dage. Der kan være tilfælde, hvor vi ikke opbevarer din sag. I de tilfælde vil du få et endeligt svar inden for 15 dage.
Har vi din sag kan du forvente en længere sagsbehandlingstid, da din arkivindsigt også kræver et samtykke fra Datatilsynet, såvel som den sagsbehandlende myndighed. Når sagen er behandlet og fremfundet, bliver den sendt til din digital post.
