Lovgivning

Arkivloven kan komme i anvendelse, når du ønsker adgang til dine egne oplysninger (se "Adgang til egen sag"), og når du ønsker adgang til materiale, der omhandler andre end dig selv - fx. andre personer, beslutninger, foreninger og lignende.

Som udgangspunkt har du adgang til alt offentligt materiale, når det er 20 år gammelt. Der er dog visse undtagelser. Materiale som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er først tilgængelige, når de er 75 år gamle.

Stadsarkivaren har bemyndigelse til at give adgang til det materiale, som ikke er frit tilgængeligt under visse vilkår, og hvis formålet med benyttelsen ikke overtræder de fortrolighedshensyn, der er begrundelsen for adgangsbegrænsningen.

Private personarkiver og private institutioners arkiver er for det meste frit tilgængelige efter 75 år. Der er i en række tilfælde aftalt andre adgangsbetingelser med dem, som har skabt materialet (arkivalierne). Både kortere og længere adgangsfrister. 

Adgang til private personarkiver og private institutioners arkiver, der er yngre end 75 år, gives som oftest af Stadsarkivaren, men i en række tilfælde er det, dem som har skabt materialet eller deres efterkommere, der kan give adgang til benyttelsen.

Der kan søges om dispensation fra tilgængelighedsreglerne. Kontakt arkivet på arkiv@kolding.dk for at høre mere.

Ophavsretslovens centrale princip er, at den, der har skabt et værk, har eneret til det og til at fremstille kopier af det. Derfor er det afgørende, hvis man ønsker at benytte et værk (fx. foto) til andet end privat brug, at man har ophavsretshaverens tilladelse til det. 

I loven skelner man mellem "fotografiske værker" og "fotografiske billeder". For at et fotografi kan karakteriseres som et “værk”, skal det have en vis originalitet, og det skal være resultatet af en selvstændig skabende indsats. En tommelfingerregel siger, at billeder taget af professionelle fotografer er værker. Ophavsretten til fotografiske værker varer indtil 70 år efter fotografens dødsår.

Nogle af de fotografiske værker, som ligger i arkivets samlinger, har arkivet fået tilladelse til at benytte som frie værker. Det vil sige, det er arkivet, som bestemmer betingelserne for brug, indtil det er fri for ophavsret. På arkivet vil vi altid give en så fri brug som mulig. Andre værker er det stadig ophavsretshaveren, der bestemmer. Det kan både være fotografen selv eller slægtninge, men i andre tilfælde er det rettighedsorganisationerne; VISDA og COPYDAN, der varetager ophavsretshavernes interesser.

"Fotografiske billeder" er de billeder, der ikke betragtes som værker, det vil sige som oftest private amatøroptagelser. Retten til et fotografisk billede varer indtil 50 år efter billedet er taget. En stor del af arkivets billedsamling er "fotografiske billeder".

Når du bruger billeder fra arkivet, er det altid god skik (og nogle gange et krav), at fotografens navn nævnes, hvor det er muligt. Ligesom vi også værdsætter, at du krediterer arkivet for brug af billedet. 

Ved tryk i publikationer vil vi meget gerne have tilsendt et eksemplar. Hermed har vi også mulighed for at følge med i, hvor stor betydning vores billedsamling har for vore brugere. Vi investerer nemlig rigtig mange ressourcer på at konservere, bevare, digitalisere og registrere vores billedsamling. Det gør vi, fordi vi har den holdning, at det er vores fælles kulturarv, som skal komme så mange mennesker som muligt til gode.

Databeskyttelsesloven og Persondataforordningen skal grundlæggende sikre, at elektronisk behandling af personoplysninger om identificerbare levende personer (og indtil 10 år efter deres død) behandles efter de retningslinjer som Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven fastlægger. Derudover dækker loven også visse former for manuel registrering af persondata. 

Der skelnes mellem personoplysninger og følsomme personoplysninger. Følsomme personoplysninger dækker over bl.a. race, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, helbredsoplysninger og seksuel orientering.

De offentlige arkiver, som Kolding Stadsarkiv, kan fortsat opbevare både personoplysninger og følsomme personoplysninger, som et led i vores opgave som arkiv, der omfattes af det, der betragtes som samfundsinteresser og hensyn til videnskabelig eller historisk forskning.

I forhold til benyttelse af arkivets samlinger, hvor der optræder personoplysninger om levende personer kan det fx. omfatte portrætfotos, som betragtes som personoplysninger. Derfor skal du i princippet som privat person, organisation eller virksomhed have den portrætteredes tilladelse, hvis du offentliggør billedet. Du kan dog fortsat behandle personoplysninger til rent personlig brug eller en familiemæssig aktivitet. 

Visse personoplysninger til fx. slægtsforskning kan behandles uden sammentykke, hvis det er nødvendigt af hensyn til "en legitim interesse, som ikke overgås af den registreredes interesser eller rettigheder". Eller hvis behandling af personoplysningerne er til rent privat brug.